Comment éviter l’isolement des équipes travaillant à distance ?

Cela peut s’expliquer du fait d’un manque d’interactions sociales notamment, mais également d’un espace non adapté. Le risque de ce type de situation est alors de voir naître un manque de motivation et un sentiment d’isolement chez les salariés, pouvant, en plus de nuire à leur bien-être, être un frein à l’activité de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en œuvre des mesures adaptées afin d’éviter cela au maximum, surtout si la crise venait à durer encore un certain temps. 

Le manque d’interaction et d’échanges entre les salariés, une difficulté majeure liée au télétravail

D’après une étude menée par Malakoff Humanis, le principal problème rencontré par les salariés en situation de télétravail est la difficulté d’échanger efficacement avec ses collaborateurs. En effet, pour 39% des travailleurs, le télétravail ne permet pas une communication suffisamment fluide, et constitue un véritable obstacle à de bonnes performances. Le travail à distance permet effectivement moins d’interactions directes entre les membres d’une entreprise, ce qui peut mener à une perte de motivation, et une sensation d’isolement. C’est pourquoi il est essentiel de prévenir ce risque, et de mettre en place des solutions rapidement, pour pallier ce manque de lien social. Plusieurs aménagements peuvent être mis en place.

Mettre en place les outils adaptés pour éviter l’isolement

Par exemple, le point le plus important va être de maintenir la communication sur le réseau interne de votre entreprise, et de chercher à assurer la meilleure circulation des informations possible. Ces dernières doivent être accessibles facilement, et à tous, à défaut de pouvoir assurer leur transmission en face à face. Pour ce faire, pourquoi ne pas opter pour des outils collaboratifs, tels que Trello ou Slack ? Grâce à ces applications, vous pourrez aisément diffuser vos messages à vos collaborateurs, et organiser vos discussions en canaux distincts, afin que chacun puisse retrouver rapidement l’information nécessaire, notamment via Slack, qui est très instinctif et très simple d’utilisation. Trello quant à lui vous sera très utile pour attribuer des tâches à vos employés et constater de l’avancée de chaque projet en direct, grâce à un système de cartes, que vous pouvez organiser comme vous le souhaitez. D’autres outils du même genre existent, par exemple Monday, ou tout simplement Google Teams, à vous de choisir ceux qui vous conviendront le mieux.

Cependant, gardez en tête que vous devez conserver une organisation optimale, même à distance. Comme évoqué précédemment, n’hésitez pas à créer plusieurs groupes de discussions, propres à chaque équipe ou chaque corps de métier (communication, comptabilité, etc.). Cela sera d’autant plus important si vous avez une équipe nombreuse, afin d’éviter de “polluer” certaines conversations et d’abreuver vos salariés d’informations qui ne les concernent pas directement. 

Toutefois, pensez bien à conserver certains canaux de discussion plus généraux, sur lesquels vous pourrez communiquer avec l’ensemble de votre équipe. Il serait dommage en effet de vouloir maintenir le lien social mais d’exclure des salariés de certaines conversations. 

Privilégier si possible le coworking ou les espaces partagés

Si vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas privilégier des espaces partagés ou de coworking ? Vous pourrez ainsi offrir à vos collaborateurs de vrais temps d’équipe, tout en assurant leur sécurité. En effet, les espaces de coworking restent ouverts à leurs adhérents même dans le contexte du protocole sanitaire, c’est pourquoi vous pouvez être certains que toutes les mesures nécessaires seront adoptées au sein de l’espace que vous choisirez. Les structures de coworking se doivent d’être irréprochables en matière d’hygiène, donc, aucune crainte pour vous et votre équipe, tout sera fait pour vous accueillir dans les meilleures conditions possibles, en conformité avec les annonces gouvernementales. Ainsi, nos espaces ont été totalement adaptés au protocole sanitaire, avec des capacités d’accueil restreintes, et des mesures d’hygiènes renforcées (bornes de gel hydroalcooliques, respect strict de la distanciation sociale, ou encore accès limité à certaines salles), afin de garantir un cadre de travail sécurisant et agréable à nos membres.

Si vous n’avez pas l’opportunité de travailler à plein temps en espace partagé, vous pouvez tout à fait planifier des réunions plus ponctuelles avec votre équipe, et réserver des salles dédiées pour quelques heures, voire à la journée. Cela vous donnera l’occasion de maintenir le lien entre vos salariés, mais également de parler de sujets plus informels en face à face, ce qui permet parfois une meilleure diffusion des messages.

Accompagner votre équipe au quotidien

Un autre point important à prendre en compte pour une communication fluide est de former votre équipe, dans la mesure du possible. N’hésitez pas à donner des conseils, voire l’accès à une formation plus poussée à vos managers, afin de leur permettre de mieux faire face aux difficultés des salariés. L’idée ici, est d’accompagner le changement du mieux que vous le pouvez, et d’apporter de nouvelles compétences à votre équipe, et leur donner toutes les clés pour s’adapter à la situation. Ainsi, non seulement vous éviterez des situations de désengagement ou des baisses de motivation de la part de vos employés, et pourrez alors conserver un niveau de productivité satisfaisant, mais vous montrerez également à vos collaborateurs que vous comprenez leurs besoins, et que vous êtes là pour eux. Faire preuve d’empathie et de solidarité est devenu un point non négligeable en cette période très particulière, et vous gagnerez beaucoup à montrer votre bonne volonté à vos travailleurs. 

Ces difficultés peuvent mener à une baisse d’engagement de la part des employés, à laquelle il est impératif de remédier

Vous l’aurez compris, les difficultés rencontrées par les salariés sont à prendre au sérieux, car un sentiment d’isolement de leur part peut avoir des conséquences plus que néfastes, non seulement pour votre équipe, mais également pour votre entreprise en général. Toujours selon l’étude de Malakoff Humanis, 30% des salariés se disent inquiets à l’idée que le télétravail puisse être obligatoire, et 56% des travailleurs déclarent se sentir plus engagés en venant sur leur lieu de travail. C’est pourquoi il est crucial d’offrir à votre équipe un cadre de travail qui se rapprochera au mieux de ce qui se faisait avant la crise.

L’importance des rituels d’équipe

Pour ce faire, quoi de mieux que d’instaurer des moments de détente réguliers entre collègues (mais à distance)? En effet, pour retrouver une sensation de vie “normale” et pour une bonne cohésion parmi ses membres, il est plus que recommandé de mettre en place des rituels d’équipe, afin de rappeler les moments d’interactions spontanés, les afterworks, ou les activités de team building. Déjeuners virtuels, sessions de jeux en ligne, apéros en visioconférence, ou encore sessions de sport ensemble, les solutions sont nombreuses pour rassembler vos salariés, et il vous est même possible de faire appel à des prestataires extérieurs pour vous aider à mettre tout cela en place. C’est notamment le cas de l’entreprise Tribalee, qui organise des événements à distance pour les entreprises, afin de maintenir un lien social, et de conserver des moments informels, de détente. 

Vous pouvez également créer des projets d’équipe pouvant rassembler plusieurs départements au sein de l’entreprise (service opérationnel et ressources humaines, communication et comptabilité, etc.). En faisant cela, vous permettez à vos salariés de maintenir un lien avec tout le monde, et de développer le contact avec d’autres personnes, avec lesquelles l’interaction serait peut-être moins récurrente. Si possible, pourquoi ne pas former un employé spécialement pour assurer cette fonction ?

Incitez vos salariés à faire part de leurs difficultés, et veillez à conserver un climat de confiance au sein de l’entreprise

Montrer à son équipe que l’on est là pour elle et pour répondre à ses besoins est un facteur clé pour maintenir l’engagement de ses salariés. En effet, plus vos collaborateurs se sentiront proches de vous et pris en considération, plus cela leur donnera envie de s’investir dans leur travail, surtout dans un contexte d’isolement comme celui-ci. Ainsi, montrez à vos salariés qu’ils peuvent à tout moment faire part de leurs difficultés, et incitez-les à s’exprimer lorsque quelque chose ne va pas. Dans le cadre d’une grande entreprise, ce processus peut passer par la mise en place de groupes de discussions dédiés sur les outils internes, ou même de rendez-vous en visioconférence réguliers.

De même, il est important de ne pas hésiter à instaurer un système de feedbacks de manière récurrente, afin de prendre connaissance des attentes et besoins de vos collaborateurs, et voir si de nouvelles pratiques pourraient être mises en œuvre au sein de l’entreprise pour y répondre. Démontrer vos capacités d’écoute et d’adaptation dans ce genre de situation est essentiel, et permettra à votre équipe de vous faire confiance, et de se sentir épaulés pour travailler dans de bonnes conditions. 

Toutefois, une bonne ambiance de travail passera également par la confiance et les responsabilités que vous accorderez à votre équipe. En effet, la confiance est un facteur clé pour manager le travail à distance avec succès, et cette dernière doit pouvoir s’installer naturellement entre les managers et les travailleurs. Cette confiance passera notamment par l’autonomie et la flexibilité accordées à votre équipe, et ce d’autant plus dans le cadre du travail à distance. Il ne s’agit pas ici de surveiller vos salariés en permanence, bien au contraire, ces derniers se sentiront d’autant plus engagés auprès de l’entreprise si leur supérieur leur laisse une certaine marge de manœuvre et de liberté dans leur travail.

Enfin, la manière dont vous attribuerez les tâches à vos employés sera déterminante pour leur motivation et leur engagement. En effet, il est beaucoup plus facile de se sentir surmené en travaillant seul, et à distance. C’est pourquoi il peut être plus judicieux de fixer des objectifs à court terme, plus simples à réaliser, plutôt que des projets très conséquents, qui paraîtront plus insurmontables, surtout sans l’appui de ses collègues. 

Encouragez votre équipe à prendre du temps pour eux, afin d’éviter le surmenage

Un autre point souvent négligé : inciter le salarié à prendre de vraies pauses actives. En effet, en travaillant à distance, les employés auront tendance à rester devant leur ordinateur en continu, alors qu’en venant sur leur lieu de travail, ils seraient plus facilement enclins à prendre une pause dans leur journée. Que ce soit simplement pour aller prendre un café, ou discuter avec un collègue, les pauses actives (qui impliquent un déplacement) sont très bénéfiques pour les travailleurs, et il est important de retrouver ce genre de mécanismes, même en télétravail. Non seulement cela leur permettra de prendre un vrai temps pour eux, et d’éviter de se sentir surmené, mais aussi de faire quelques mouvements, pourquoi pas s’étirer, ce qui, à terme, permet de réduire voire d’éviter les douleurs liées à une mauvaise posture. Alors, n’hésitez pas à inciter vos salariés à s’accorder des moments de pause, rappelez-leur qu’il est important de retrouver les mêmes conditions de travail qu’en présentiel, et montrez-leur les bonnes pratiques à adopter. La séparation entre temps professionnel et temps personnel fait partie des difficultés majeures liées au télétravail, c’est pourquoi vous devez accompagner au mieux votre équipe, afin de remédier à ce genre d’obstacles.

L’isolement et la perte de motivation sont des enjeux majeurs en cette période de télétravail généralisé, et il est important de mettre en place rapidement les solutions nécessaires pour éviter d’impacter de manière trop conséquente les performances de l’entreprise. Pour cela, gardez un contact permanent avec vos équipes, et essayez de vous tenir très régulièrement informés de leurs besoins, ainsi que les difficultés rencontrées. Ensuite, essayez de déterminer les solutions qui pourront être apportées pour y remédier. L’accompagnement de vos travailleurs, une interaction constante, et les conditions de travail que vous êtes à même de leur proposer sont les facteurs clé de la motivation et de l’engagement au travail, vous l’aurez donc compris, il est essentiel d’y prêter une attention toute particulière.