7 étapes clés pour bien aménager une salle de réunion

Bien organiser une salle de réunion est bien plus qu’une simple question d’esthétique. C’est une réflexion stratégique qui affecte directement l’efficacité, l’innovation et la synergie au sein d’une équipe… Autrement dit, cela favorise l’environnement de travail productif.

Au premier regard, cette tâche semble être un vrai casse-tête pour plusieurs raisons : la complexité des choix technologiques à effectuer, la difficulté de concilier les besoins variés des utilisateurs et le défi de créer un espace à la fois fonctionnel et inspirant.

Pas de panique ! Lors de l’aménagement de nos salles de réunions disponibles à la location, nous avons acquis une expertise approfondie et variée. Ainsi, nous avons rassemblé tous nos conseils et solutions simples et efficaces sous forme de liste.

Cela vous servira de guide pour transformer votre espace de réunion en un lieu où les idées et les décisions prennent vie.

Le plus important dans ce guide :

L’aménagement optimal des lieux de réunion stimule l’interaction entre les collaborateurs, en utilisant une configuration bien pensée, des équipements technologiques de pointe et un mobilier confortable.
Capturer l’attention du public dès le début de la séance s’avère essentiel, ce qui se réalise par l’utilisation d’éléments visuels frappants, l’optimisation de l’agencement des sièges et la création d’une ambiance stimulante.
Différents types de salles, tels que les formelles, informelles et de brainstorming, ainsi que les salles connectées, offrent des avantages distincts pour répondre aux besoins variés des équipes et des rencontres professionnelles.

Guide écrit par: Corentin, Brand Manager, Paris | 60 guides

Pourquoi organiser efficacement les espaces de réunion ?

Tout d’abord, comprenons l’importance qu’une salle de réunion soit bien organisée pour engendrer naturellement des interactions professionnelles plus fructueuses.

En reconnaissant que chaque détail, de la configuration de la salle aux types de chaises, joue un rôle conséquent, on crée un espace non seulement fonctionnel, mais également inspirant. Il s’agit de bien plus que de meubler un espace, il s’agit de créer un environnement de réunion. La manière dont nous configurons et équipons nos salles de réunion peut significativement influencer le déroulement et l’issue des discussions, stimulant ainsi des réunions plus productives, qu’il s’agisse de sessions créatives ou de prises de décision importantes.

Optimisation de l’échange entre collaborateurs

Pour pousser l’échange entre les collaborateurs, la première chose à faire est de conceptualiser l’aménagement de la salle de réunion. Une configuration bien pensée encourage la communication et l’interaction.

Des tables modulables peuvent être agencées pour permettre à tous de se voir et de partager leurs idées librement. Des écrans interactifs et du matériel audiovisuel de pointe simplifient la présentation des projets et la collaboration à distance.

Choisir un mobilier confortable et adapté est aussi un facteur clé : des chaises ergonomiques et des espaces de repos stimulent l’engagement et préviennent la fatigue lors des longs échanges.

La technologie joue un rôle important : une salle équipée pour des visioconférences ouvre la porte à des interactions sans frontières.

L’ambiance de la salle doit être propice au travail d’équipe : un éclairage adapté, une température agréable et une bonne acoustique encouragent les discussions constructives.

Passons maintenant à l’étape suivante : la captation de l’attention du public au sein d’une salle de réunion contemporaine bien aménagée.

Captation de l’attention du public

Capter l’attention des participants dès le début de la réunion est indispensable pour garantir l’efficacité des échanges. Un aménagement cohérent de la salle contribue grandement à cet objectif. L’utilisation d’éléments visuels frappants et d’un éclairage qui met en valeur les zones importantes est recommandée.

Pensez à intégrer des équipements de dernière technologie, comme des écrans interactifs, pour dynamiser les présentations et maintenir l’intérêt.

L’agencement des sièges influence aussi l’engagement du public. Optez pour une disposition de salle de réunion qui facilite la visibilité et l’interaction. Par exemple, l’agencement en théâtre pour les grands groupes ou en U pour les sessions plus intimes. Si vous ne visualisez pas encore de quels agencements il s’agit, nous vous expliquons plus en détail ces éléments dans un paragraphe ultérieur.

Assurez-vous que chacun puisse aisément voir les supports de présentation et participer sans encombre.

La décoration de la salle n’est pas à négliger pour stimuler la concentration et l’intérêt. Des couleurs vives ou un mobilier design peuvent transformer l’espace en un lieu inspirant.

Veillez à ce que l’aménagement, soit, non seulement fonctionnel, mais aussi agréable à l’œil pour une expérience mémorable.

Encouragement de l’innovation et de la créativité

Faciliter les échanges en salle de réunion va souvent de pair avec l’encouragement de l’innovation et de la créativité. Encourager la créativité des membres de l’équipe peut aider à générer de nouvelles idées, solutions innovantes et approches originales pour les défis commerciaux.

Cela favorise un environnement où les employés se sentent motivés à exprimer leurs idées et à explorer de nouvelles perspectives, ce qui est nécessaire pour rester compétitif dans un monde des affaires en constante évolution.

Incorporer des éléments tels que des tableaux blancs, des espaces de “brainstorming” et des meubles polyvalents peut inciter un esprit d’innovation et stimuler la créativité dans les salles de réunion. Cela aura un impact positif sur l’ensemble de l’entreprise.

Stimuler la créativité dans l’aménagement des salles de réunion est bénéfique pour encourager une réflexion innovante. La mise en place d’un environnement stimulant et inspirant peut propulser une culture où les idées novatrices prospèrent.

Certes, bien aménager la salle est important, mais par où commencer ? Passons maintenant à la première étape, souvent oubliée, pour réussir cette tâche.

Étape 1 : Définissez vos besoins et vos objectifs de réunion

Prenez en compte le nombre habituel de participants, les variétés de réunions que vous organisez, ainsi que le matériel informatique indispensable. En intégrant ces éléments, vous pourrez créer un espace qui répond efficacement à vos besoins spécifiques.

Si vous êtes à la recherche d’un point de départ, voici quelques statistiques pour vous aider à mieux cerner vos besoins :

70% des réunions impliquent entre 2 et 4 personnes
40% des réunions professionnelles sont des sessions de réflexion créative en équipe contre 30% des réunions formelles
40% des employés préfèrent des configurations de salle qui stimulent la collaboration et la communication ouverte
Les projecteurs et écrans sont utilisés dans 70% des réunions

Cette compréhension globale de vos besoins vous permettra de prendre des décisions éclairées concernant la conception et la configuration de votre salle de réunion.

Étape 2 : Identifiez le type de salles de réunion dont vous avez besoin

Entre les salles formelles et les salles informelles se trouve un spectre diversifié d’espaces de réunion, chacun étant conçu pour répondre à des besoins spécifiques et encourager différents types d’interactions.

Salles formelles et les salles informelles

Les salles formelles sont utilisées pour des présentations exécutives, des meetings ou des rencontres avec des clients. Elles sont aménagées avec des tables et des chaises disposées de manière traditionnelle, créant un environnement professionnel propice au travail.

En revanche, les salles non formelles offrent un espace décontracté et inspirant pour les sessions de brainstorming, les réunions créatives et les discussions spontanées. Elles sont généralement équipées de mobilier plus flexible, tel que des canapés, des poufs ou des chaises modulables, encourageant une atmosphère décontractée et une communication ouverte.

Les deux types de salles offrent des avantages distincts en fonction du type de réunion ou de présentation. Le choix entre une salle formelle et une salle informelle dépendra du format de la rencontre et de la tonalité désirée pour l’échange.

Salles de brainstorming

Ce sont des espaces spécialement conçus pour stimuler la créativité et l’innovation.

Ces salles sont souvent décorées avec des éléments inspirants tels que des tableaux blancs, des coussins colorés et des plantes pour encourager la réflexion et la génération d’idées innovantes.

L’éclairage y est généralement plus doux, créant ainsi un environnement propice à la réflexion et à la libre expression des idées.

Les salles de brainstorming sont également équipées de technologies adaptées telles que des écrans interactifs, des vidéoprojecteurs ou tout autre équipement nécessaire pour soutenir le processus de génération d’idées en équipe.

Salles connectées

Une autre option populaire pour les salles de réunion modernes est l’utilisation de salles connectées. Ces espaces sont conçus pour faciliter la communication et la collaboration à distance, en permettant aux participants de se connecter via des outils numériques tels que des écrans interactifs, des systèmes de visioconférence et des tableaux blancs virtuels.

Les salles connectées offrent la flexibilité nécessaire pour inclure des participants distants dans le meeting, ce qui est essentiel pour les entreprises avec des équipes dispersées géographiquement.

Grâce à ces dispositifs technologiques, les échanges et les discussions peuvent se dérouler de manière fluide, aidant ainsi à maintenir une productivité élevée et une communication efficace.

Ces salles informatisées améliorent également la capacité des équipes à partager des informations et à collaborer sur des projets, en éliminant les barrières liées à la distance physique.

La possibilité de partager instantanément des documents, des présentations et des idées génère une prise de décision plus rapide et une résolution de problèmes plus efficace.

Étape 3 : Choisissez le type d'agencement pour votre salle de réunion

La sélection du bon agencement pour une salle de réunion transforme radicalement l’efficacité et l’ambiance de cette séance. Chaque disposition offre des avantages uniques et crée différentes dynamiques au sein du groupe.

Pavé ou boardmeeting ?

Le choix entre un agencement en pavé ou en boardmeeting dépend de l’objectif de la réunion. Le pavé encourage l’interaction et la collaboration entre les participants, car l’espace est ouvert, permettant à chacun de se sentir impliqué.

D’autre part, le boardmeeting crée une ambiance formelle et centrale, idéale pour les présentations où une personne mène la discussion. Prenez donc en compte la nature de la conférence et les besoins des participants pour décider du type d’agencement à adopter.

L’agencement en pavé convient aux séances créatives, aux groupes de travail, et aux discussions en petits comités. Il privilégie un échange dynamique où chaque participant peut contribuer plus facilement.

D’autre part, le boardmeeting est plus adapté pour les présentations officielles, les meetings qui requièrent une direction claire, et les situations où une communication structurée est nécessaire.

Agencement en forme de théâtre

Pour de plus grands groupes ou pour des présentations nécessitant une visibilité accrue, l’agencement en théâtre est idéal. Les sièges sont disposés en lignes parallèles, face à l’orateur ou à la scène, ce qui permet une bonne répartition du son et de la vue de manière homogène.

Cet agencement convient parfaitement aux présentations formelles, aux discours ou aux conférences où l’interaction entre le public et les intervenants est limitée. Choisissez des chaises confortables pour assurer le maintien de l’attention du public.

Cela permet également de maximiser la capacité de la salle tout en offrant à chaque participant une vue imprenable sur l’orateur ou l’écran. L’éclairage et l’acoustique doivent être soigneusement planifiés pour garantir une ambiance propice à la concentration et à la compréhension.

Salle en U ou en V

La disposition en U ou V est idéale pour encourager les échanges et la collaboration entre les participants.

L’agencement en U permet une meilleure visibilité de tous les membres, stimulant ainsi les interactions, tandis que l’agencement en V facilite la communication vers un intervenant central.

Ces configurations offrent un environnement propice à la discussion et à la prise de décision, tout en créant une atmosphère conviviale et productive.

Pour stimuler une dynamique de groupe positive, choisissez l’agencement qui correspond le mieux aux objectifs de la réunion. Le choix entre l’agencement en U ou V peut dépendre du nombre de participants, du type de réunion et des objectifs spécifiques à atteindre.

Étape 4 : Optimisez l'espace avec le mobilier de réunion adéquat

Tables modulables et polyvalentes

Par exemple, des tables de réunion pliantes offrent une flexibilité exceptionnelle dans l’aménagement de votre salle de réunion. Elles peuvent être facilement ajustées pour répondre à différents besoins.

La conception polyvalente de tables que vous allez choisir, permettra de créer facilement différents agencements pour s’adapter à divers types de réunions et de discussions. Ces tables peuvent être configurées en forme de U, de T ou même en îlots pour encourager la collaboration et la communication au sein du groupe.

De plus, les tables de réunion modulables permettent d’optimiser l’espace en s’adaptant aux dimensions de la salle et en offrant la possibilité de les ranger aisément après utilisation. Elles offrent également la possibilité d’intégrer des équipements techniques tels que des écrans interactifs ou des supports pour les appareils électroniques, contribuant ainsi à une réunion plus dynamique et interactive.

Chaises de réunion confortables et adaptées

Pour réussir à créer un environnement propice à la concentration et à la productivité lors des réunions, optez pour des chaises confortables et adaptées. Les chaises ergonomiques offrent un soutien optimal pour le dos, aidant ainsi à prévenir les douleurs et les tensions.

La sélection de chaises rembourrées avec des accoudoirs peut également améliorer le confort des participants, contribuant ainsi une meilleure posture et réduisant la fatigue pendant les réunions prolongées.

Des chaises ajustables en hauteur permettent aux utilisateurs de trouver la position assise qui leur convient le mieux, tandis que les chaises avec des roulettes facilitent les déplacements dans la salle, favorisant ainsi l’interaction et la flexibilité.

Opter pour des chaises de réunion élégantes, mais fonctionnelles contribue à l’esthétique générale de la salle, offrant un environnement professionnel et accueillant pour les participants.

Éléments de décoration atypiques

Pour apporter une touche d’originalité à votre salle de réunion, vous pouvez aussi décorer une salle de réunion. Envisagez des éléments de décoration atypiques tels que des œuvres d’art contemporain, des lampes design ou des plantes exotiques.

Ces éléments non conventionnels peuvent stimuler la créativité et favoriser un environnement propice à la réflexion et à l’innovation. En outre, des tapis colorés, des coussins esthétiques ou des rideaux originaux peuvent apporter une ambiance chaleureuse et inspirante dans la pièce.

Les éléments de décoration atypiques jouent un rôle majeur dans la création d’une salle de réunion accueillante et inspirante. Ils contribuent à l’ambiance générale de l’espace et peuvent aider à stimuler l’imagination et la productivité des participants.

Prévoyez un budget pour l’acquisition de ces éléments de décoration atypiques et assurez-vous qu’ils s’intègrent harmonieusement au style général de la salle de réunion. De plus, gardez à l’esprit que la fonctionnalité et le confort doivent être prioritaires sur l’esthétique lorsque vous choisissez ces éléments pour votre espace de réunion.

Certes, l’aménagement de la salle constitue la première étape pour améliorer le confort dans la salle de réunion. Cependant, n’oubliez pas d’autres paramètres importants, souvent négligés, qui permettent de transformer une salle de réunion ordinaire en un lieu dynamique et propice à l’échange d’idées novatrices.

Étape 5 : Pensez à la gestion des espaces dans la salle

L’aménagement de l’espace dans une salle de réunion est essentiel pour favoriser la collaboration et l’échange d’idées. Disposez les sièges de manière à encourager la communication entre les participants.

De plus, l’espace doit être optimisé pour permettre une circulation fluide et éviter toute sensation d’encombrement. L’utilisation judicieuse de l’espace peut également influencer l’ambiance générale de la réunion, créant ainsi un environnement propice à la créativité et à la productivité.

Adapter l’espace en fonction des besoins spécifiques de chaque réunion est très important, qu’il s’agisse d’une séance de brainstorming dynamique ou d’une conférence formelle axée sur la prise de décision.

Ici, nous vous avons fait une liste de nos suggestions en termes de gestion des espaces :

Prévoir au moins 2 à 2,5 mètres carrés par personne pour garantir un espace adéquat.
Laisser environ 60 à 75 centimètres entre chaque chaise pour permettre une circulation aisée et un confort individuel.
Une table rectangulaire standard de réunion peut avoir une largeur d’environ 90 à 120 centimètres pour accueillir les participants assis des deux côtés.
La hauteur standard d’une table de réunion est d’environ 70 à 75 centimètres pour permettre aux participants de s’asseoir confortablement.
Prévoyez des allées de circulation d’au moins 90 centimètres de large pour permettre une circulation fluide.

En veillant à une gestion efficace de l’espace, vous pouvez créer un environnement favorable à des échanges constructifs et à des résultats positifs.

Étape 6 : Mettez en place un éclairage adapté

Après avoir optimisé les espaces, veiller à un éclairage adapté dans une salle de réunion est très important ! La luminosité influence grandement la concentration et la productivité des participants.

La lumière naturelle ou artificielle équilibrée peut créer un environnement propice à la réflexion et à la discussion. L’éclairage adéquat contribue également à une ambiance chaleureuse et accueillante, favorisant ainsi un climat de travail favorable à la créativité et à la prise de décisions informées lors des meetings professionnelles.

Voici quelques recommandations générales pour les types d’ampoules et de lampes adaptées à une salle de réunion :

Éclairage LED : Les ampoules LED sont une excellente option pour une salle de réunion en raison de leur efficacité énergétique, de leur longévité et de leur capacité à produire une lumière blanche et brillante. Elles sont disponibles dans différentes températures de couleur pour s’adapter à l’ambiance souhaitée.
Ampoules à spectre complet : Si vous avez la possibilité d’installer des ampoules à spectre complet, elles reproduisent la lumière naturelle du soleil et peuvent améliorer la concentration et le bien-être des participants.
Éclairage indirect : Les lampes avec éclairage indirect peuvent diffuser la lumière vers le plafond ou les murs, créant ainsi une atmosphère douce et agréable. Cela évite également les reflets gênants sur les écrans ou les tableaux blancs.

Il est indispensable de veiller à ce que la salle soit bien éclairée avec des sources lumineuses naturelles et artificielles équilibrées pour un environnement propice à la réflexion et au travail collaboratif.

Étape 7 : Contrôlez l’aération et la température de la salle

Assurez-vous que la salle de réunion dispose d’un système de ventilation adéquat pour assurer une circulation d’air suffisante. Veillez à ce que la température soit constante et confortable pour les participants.

Utilisez des thermostats réglables pour maintenir un environnement agréable. Intégrez des systèmes de climatisation ou de chauffage appropriés pour répondre aux besoins saisonniers.

Enfin, gardez un contrôle attentif sur la qualité de l’air pour garantir un environnement sain et productif.

L’équilibre entre la température et l’aération peut grandement influencer l’engagement et le confort des participants lors des réunions. Les problèmes de température ou d’aération inadéquates peuvent entraîner une baisse d’énergie et de concentration.

Veillez donc à ce que ces éléments soient bien contrôlés. En mettant l’accent sur ces aspects, vous pouvez créer un environnement propice aux échanges productifs et à la prise de décisions efficace au sein de votre salle de réunion.

En résumé...

L’aménagement optimal d’une salle de réunion est prépondérant pour faciliter l’échange d’idées, créer un espace fonctionnel et attirant, ainsi que capter l’attention des participants.

Les stratégies partagées pour choisir le mobilier adapté et les différentes options d’agencement offrent des solutions pratiques et efficaces pour améliorer la configuration de votre salle de réunion.

Comment pensez-vous appliquer ces conseils dans votre entreprise ? La qualité de l’aménagement de la salle de réunion a un impact significatif sur la productivité et la créativité des équipes.

Explorez davantage sur l’agencement des salles de réunion pour optimiser votre espace professionnel. Souvenez-vous, chaque détail compte pour offrir une expérience de réunion exceptionnelle.