25+ Modèles de Messages d'Absence : Email, SMS, WhatsApp (2025)

Pourquoi un bon message d'absence est crucial ?

Selon Radicati Group, 347 milliards d’emails sont envoyés chaque jour dans le monde. En France, un cadre reçoit en moyenne 58 emails professionnels par jour.

Sans message d’absence :

• ❌ Vos contacts pensent que vous les ignorez
• ❌ Les urgences ne sont pas traitées
• ❌ Votre image professionnelle en pâtit
• ❌ Le stress s’accumule à votre retour

Avec un bon message d’absence :

• ✅ Communication transparente maintenue
• ✅ Attentes clarifiées pour tous
• ✅ Image professionnelle renforcée
• ✅ Retour serein et organisé

Éléments essentiels d'un message d'absence (+ checklist)

Checklist des 6 éléments obligatoires

• Objet clair : « Absence du [date] au [date] » ou « Absent pour [motif] »
• Motif d’absence (sans détails intimes)
• Dates précises : début ET fin d’absence
• Délai de réponse réaliste
• Contact de substitution avec coordonnées
• Formule de politesse professionnelle

7 erreurs à éviter absolument

1. Trop de détails : « Je suis chez le gastro-entérologue pour… »
2. Pas de date de retour : « Absent quelques jours »
3. Contact non prévenu : Donner un collègue sans l’avertir
4. Ton inapproprié : Trop familier ou trop froid
5. Fautes d’orthographe : Relisez toujours
6. Objet vague : « Problème » ou « Absent »
7. Oublier la signature : Toujours signer

Maladie : 6 modèles selon votre situation

Personne n’est à l’abri d’un réveil difficile ou d’une grippe soudaine. Ces 6 modèles vous aident à prévenir professionnellement, que ce soit pour 24h ou plusieurs semaines.

Modèle 1 : Maladie courte (24-48h)

Objet : Absence maladie – [Votre nom] – [Date]

Bonjour,

Je vous informe que je suis souffrant aujourd'hui et ne pourrai pas me rendre au travail.

J'espère être rétabli demain et reprendre mes fonctions normalement.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter [Nom] au [email/téléphone].

Je vous remercie de votre compréhension.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 2 : Arrêt maladie prolongé

Objet : Arrêt maladie – [Votre nom] – Du [date] au [date]

Madame, Monsieur,

Mon médecin m'a prescrit un arrêt de travail du [date] au [date] inclus.

Vous trouverez ci-joint le certificat médical réglementaire.

Durant cette période, je ne pourrai pas consulter mes emails ni traiter mes dossiers.

Pour toute question urgente, merci de vous adresser à :
- [Nom collègue] : [email] / [téléphone]

Je vous tiendrai informé de l'évolution de la situation.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 3 : Maladie contagieuse

Objet : Absence pour éviter contagion – [Votre nom]

Bonjour,

Ayant développé des symptômes contagieux (grippe/gastro), je préfère rester chez moi aujourd'hui pour éviter de contaminer l'équipe.

Cette absence préventive me permettra de récupérer rapidement et de revenir en forme demain.

En cas d'urgence : [Nom] - [coordonnées]

Merci de votre compréhension pour cette précaution sanitaire.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 4 : Enfant malade (garde)

Objet : Garde d’enfant malade – [Votre nom] – [Date]

Bonjour,

Mon enfant étant malade ce matin, je dois rester à domicile pour le surveiller.

Selon l'évolution de son état, je devrais pouvoir reprendre le travail demain.

Je reste joignable par téléphone ([numéro]) pour les dossiers urgents et peux traiter certaines tâches en télétravail si nécessaire.

[Nom collègue] peut vous renseigner sur l'avancement du projet [nom].

Merci pour votre compréhension.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 5 : Urgence médicale

Objet : Urgence médicale – Absence [Votre nom]

Bonjour,

En raison d'une urgence médicale, je ne pourrai pas être présent aujourd'hui.

Je vous tiendrai informé de la durée de mon absence dès que possible.

Toutes les demandes urgentes peuvent être adressées à [Nom] : [coordonnées]

Je vous remercie de votre compréhension.

[Votre nom]

Version SMS urgence (7h du matin)

Bonjour [Prénom], malade ce matin, impossible de venir. Email de suivi dans 1h avec détails. Pour urgences: contactez [Nom]. Merci compréhension.

Congés : 5 modèles selon la durée

Vacances bien méritées, weekend prolongé ou escapade à l’étranger : ces 5 modèles adaptent votre message à la durée et au type de congés pour partir l’esprit tranquille.

Modèle 1 : Vacances d’été (2+ semaines)

Objet : Congés d’été – Absent du [date] au [date]

Bonjour,

Je vous informe que je serai en congés d'été du [date] au [date] inclus.

Durant cette période, je n'aurai pas accès à ma messagerie et ne pourrai pas répondre à vos emails.

Pour toute demande urgente, merci de contacter :
- [Nom 1] : [email] - Spécialisé dans [domaine]
- [Nom 2] : [email] - Pour les questions [type]

Je reprendrai contact avec vous dès mon retour le [date].

Passez un bel été !

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 2 : Weekend prolongé (3-4 jours)

Objet : Absent du [date] au [date] – Weekend prolongé

Bonjour,

Je serai absent pour un weekend prolongé du [vendredi date] au [lundi date] inclus.

Je consulterai mes emails de façon sporadique et répondrai aux messages urgents.

Pour toute demande nécessitant une réponse immédiate : [Nom collègue] - [coordonnées]

À très bientôt !

[Votre nom]

Modèle 3 : Voyage à l’étranger

Objet : Voyage à l’étranger – Disponibilité limitée

Bonjour,

Je serai en voyage à l'étranger du [date] au [date].

En raison du décalage horaire et d'un accès internet limité, mes réponses pourront être retardées de 24 à 48h.

Pour les urgences absolues uniquement : [numéro international] ou [email collègue]

Je vous recontacterai dès mon retour.

Bon week-end à tous !

[Votre nom]

Modèle 4 : Congés courts (1 semaine)

Objet : Congés – Absent du [date] au [date]

Bonjour,

Je prends quelques jours de congés du [date] au [date] pour me ressourcer.

Je ne consulterai pas mes emails durant cette période.

[Nom] se fera un plaisir de vous aider : [coordonnées]

À la semaine prochaine !

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 5 : RTT / Jour de récupération

Objet : RTT – Absent le [date]

Bonjour,

J'utilise une journée RTT aujourd'hui [date].

Je serai de retour demain et traiterai vos messages en priorité.

En cas d'urgence aujourd'hui : [Nom] - [coordonnées]

Bonne journée !

[Votre nom]

Absences professionnelles : 4 modèles

Formation, salon, déplacement client : transformez vos absences pro en opportunités de networking avec ces 4 modèles qui renforcent votre image d’expert.

Modèle 1 : Formation professionnelle

Objet : Formation [nom] – Absent du [date] au [date]

Bonjour,

Je participe à la formation "[nom formation]" du [date] au [date] à [lieu].

Cette formation s'inscrit dans mon développement professionnel sur [compétence].

J'aurai un accès limité à mes emails et répondrai dans un délai de 24h maximum.

Pour les urgences : [Nom collègue] - [coordonnées]

Au plaisir de partager mes nouveaux acquis à mon retour !

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 2 : Salon/Conférence (avec networking)

Objet : Salon [nom] – [Lieu] – Disponibilité limitée

Bonjour,

Je représente [entreprise] au salon [nom] à [lieu] du [date] au [date].

Si vous participez également à cet événement, n'hésitez pas à passer nous voir sur le stand n°[numéro] !

Mes réponses emails seront retardées mais je traiterai les messages urgents chaque soir.

Contact d'urgence au bureau : [Nom] - [coordonnées]

À bientôt sur le salon ou au bureau !

[Votre nom]

Modèle 3 : Déplacement client

Objet : Déplacement client [nom/ville] – [dates]

Bonjour,

Je suis en déplacement chez notre client [nom] à [ville] du [date] au [date].

Mes horaires étant chargés, je consulterai mes emails le soir et répondrai avec un délai de 24h.

Pour toute urgence commerciale : [Nom] - [coordonnées]

Mission accomplie, je serai de retour [date] !

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 4 : Télétravail délocalisé

Objet : Télétravail depuis [lieu] – [dates]

Bonjour,

J'effectue une période de télétravail depuis [lieu] du [date] au [date].

Je reste pleinement disponible aux horaires habituels : 9h-18h.

Mes coordonnées durant cette période :
- Email : [habituel]
- Téléphone : [numéro]
- Visio : disponible sur demande

Productivité garantie avec un nouveau cadre de travail !

[Votre nom]

Situations familiales : 4 modèles délicats

Les moments délicats demandent des mots justes. Ces 4 modèles vous accompagnent avec tact dans les situations sensibles : naissance, deuil, urgence familiale.

Modèle 1 : Congé maternité/paternité

Objet : Congé parental – [Type] – Du [date] au [date]

Bonjour,

J'ai la joie de vous annoncer que je serai en congé [maternité/paternité] du [date] au [date].

Durant cette période importante pour ma famille, je ne consulterai pas mes emails professionnels.

[Nom] assure l'intérim de mes responsabilités : [coordonnées]

Les dossiers [A, B, C] lui ont été transmis avec toute la documentation nécessaire.

Je vous remercie par avance pour votre compréhension et vous donnerai des nouvelles à mon retour.

Bien cordialement,
[Votre nom]

Modèle 2 : Urgence familiale

Objet : Urgence familiale – Absence [Votre nom]

Bonjour,

En raison d'une urgence familiale, je dois m'absenter jusqu'au [date approximative].

Je vous tiendrai informé de l'évolution de la situation et de ma date de retour précise.

Toutes les demandes peuvent être adressées à [Nom] : [coordonnées]

Je vous remercie de votre compréhension en cette période difficile.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 3 : Décès d’un proche

Objet : Absence pour raisons familiales – [Votre nom]

Bonjour,

Suite au décès d'un proche, je serai absent pour les obsèques et démarches familiales du [date] au [date].

[Nom collègue] peut vous accompagner en mon absence : [coordonnées]

Je reprends progressivement contact à partir du [date].

Merci pour votre compréhension et votre respect en cette période de deuil.

[Votre nom]

Modèle 4 : Proche hospitalisé

Objet : Accompagnement médical familial – [Votre nom]

Bonjour,

Je dois accompagner un proche pour une hospitalisation du [date] au [date].

Ma disponibilité sera réduite mais je reste joignable par téléphone pour les urgences : [numéro]

[Nom] peut traiter les dossiers courants : [coordonnées]

Merci de votre compréhension pour ces circonstances exceptionnelles.

Cordialement,
[Votre nom]

Messages créatifs par secteur : 4 exemples

Secteur artistique, startup tech ou cabinet d’avocats : ces 4 exemples prouvent qu’on peut rester professionnel tout en reflétant la personnalité de son entreprise.

Secteur créatif/Marketing

Hello !

Partie recharger mes neurones créatifs du [date] au [date] 

Promis, je reviens avec plein d'idées fraîches et une énergie décuplée !

En attendant, [Prénom] gère le fort et fera des merveilles : [email]

Inspirationnellement vôtre,
[Prénom]

P.S. : Suivez mes aventures créatives sur [réseau social] !

Startup/Tech

Salut l'équipe !

AFK (Away From Keyboard) du [date] au [date] pour un reboot complet 

Bug fixes et nouvelles features à mon retour garanties !

En cas de critical error : ping [Prénom] sur Slack ou [email]

Stay tuned,
[Prénom]

// TODO: Profiter des vacances ✓

Secteur juridique/formel

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous informe de mon absence du [date] au [date] pour congés annuels.

Durant cette période, Maître [Nom] assurera le suivi de vos dossiers avec la plus grande diligence : [coordonnées]

La continuité de nos services reste pleinement assurée.

Veuillez agréer mes salutations distinguées.

[Titre] [Nom]

Coach/Bien-être

Namaste ! 

Je pars me ressourcer en mode déconnexion totale du [date] au [date].

Parce qu'on ne peut donner aux autres que ce qu'on a soi-même, je vais faire le plein d'énergie positive !

[Prénom] vous accompagne avec la même passion : [coordonnées]

Take care & see you soon !
[Prénom]

Configuration technique : tous les outils

Rien de plus frustrant que de découvrir à son retour que sa réponse automatique ne s’est jamais activée ! Voici comment configurer votre message d’absence sur tous les outils, étape par étape.

Outlook (Version ordinateur)

Temps nécessaire : 2 minutes

1. Dans le ruban supérieur, cliquez sur « Fichier »
2. Sélectionnez « Réponses automatiques » (ou « Absence du bureau »)
3. Cochez « Envoyer des réponses automatiques »
4. Définissez vos dates : Début le [date] à [heure] – Fin le [date] à [heure]
5. Rédigez votre message dans l’onglet « Au sein de mon organisation »
6. Si vous travaillez avec des clients externes, complétez l’onglet « En dehors de mon organisation »
7. Cliquez « OK » – Une bannière jaune confirme l’activation

 Astuce : Outlook affiche une bannière tant que vos réponses automatiques sont actives. Cliquez sur « Désactiver » dès votre retour !

Outlook Mobile (iOS/Android)

Temps nécessaire : 1 minute

1. Ouvrez l’app Outlook et touchez votre photo de profil (coin supérieur gauche)
2. Sélectionnez « Paramètres »
3. Touchez « Réponse automatique »
4. Activez le bouton à droite
5. Dates : Touchez « Début » puis « Fin » pour définir la période
6. Message : Rédigez votre texte dans la zone prévue
7. Touchez « Enregistrer » (coin supérieur droit)

Gmail (Navigateur web)

Temps nécessaire : 3 minutes

1. Connectez-vous à Gmail et cliquez sur la roue dentée  (coin supérieur droit)
2. Sélectionnez « Voir tous les paramètres »
3. Restez sur l’onglet « Général » et faites défiler jusqu’à « Réponse automatique »
4. Sélectionnez « Réponse automatique activée »
5. Dates : Cochez « Pendant cette période seulement » et définissez début/fin
6. Objet : Rédigez l’objet de votre message (ex: « Absent du 15 au 22 juillet »)
7. Message : Tapez votre texte dans la grande zone de texte
8. Options avancées : Cochez « N’envoyer qu’à mes contacts » pour éviter le spam
9. Descendez en bas de page et cliquez « Enregistrer les modifications »

 Astuce : Gmail affiche une bannière bleue en haut de votre boîte de réception tant que la réponse automatique est active.

Apple Mail (Mac)

Temps nécessaire : 2 minutes

1. Ouvrez Mail et allez dans « Préférences » (Cmd + ,)
2. Cliquez sur l’onglet « Comptes »
3. Sélectionnez le compte email concerné dans la liste de gauche
4. Trouvez la section « Réponse automatique » et cochez « Activée »
5. Message : Rédigez votre texte dans le champ prévu
6. Dates : Définissez « Du [date] au [date] »
7. Fermez la fenêtre (les réglages se sauvent automatiquement)

Thunderbird

Temps nécessaire : 5 minutes (plus complexe)

Thunderbird ne propose pas de réponse automatique native, mais vous pouvez utiliser l’extension « MailTweak » :

1. Outils → « Modules complémentaires et thèmes »
2. Recherchez et installez « MailTweak »
3. Redémarrez Thunderbird
4. Outils → « MailTweak » → « Réponse automatique »
5. Configurez votre message et vos dates
6. Activez et testez

Alternative : Si votre serveur mail le permet, configurez la réponse automatique directement via l’interface web de votre fournisseur (OVH, Gmail, etc.).

iPhone Mail (Natif)

Limitation : L’app Mail native d’iPhone ne propose pas de réponse automatique. Solutions :

1. Utilisez l’app Gmail ou Outlook à la place
2. Configurez via le webmail de votre fournisseur
3. Demandez à votre service IT de configurer côté serveur

Checklist de configuration (2 minutes chrono)

Avant de partir, vérifiez que :

• Message rédigé et relu (attention aux fautes !)
• Dates exactes définies (début + fin avec les heures)
• Contact de substitution prévenu à l’avance
• Test réalisé : envoyez-vous un email depuis un autre compte
• Confirmation reçue : vous devez recevoir votre propre réponse automatique
• Rappel programmé pour désactiver à votre retour (alarme téléphone)

Que faire si ça ne marche pas ?

Problem solving rapide :

1. Pas de réponse reçue ? → Vérifiez que les dates incluent bien l’heure actuelle
2. Message tronqué ? → Vos paramètres limitent peut-être la longueur
3. Pas d’activation ? → Certains serveurs ont un délai de 15-30 minutes
4. Oubli total ? → Activez immédiatement et excusez-vous auprès des contacts importants

 Pro-tip : Configurez votre réponse automatique la veille de votre départ, pas le matin même dans la précipitation !

Aspects légaux français

Vos droits en cas de maladie

Délai légal : 48h maximum pour transmettre l’arrêt maladie à :

• Votre employeur (volet 3)
• La Sécurité Sociale (volets 1 et 2)

Protection : Un salarié ne peut pas être licencié pendant un arrêt maladie justifié.

Indemnisation : Indemnités journalières de la Sécurité Sociale + éventuel complément employeur.

Obligations de l’employeur

• Accepter l’arrêt maladie dûment justifié
• Maintenir la protection sociale
• Assurer la continuité du poste (sauf inaptitude médicalement constatée)

Cas particuliers

Enfant malade : 3 jours par an (renouvelables selon âge) Congé proche aidant : Jusqu’à 3 mois pour accompagner un proche en perte d’autonomie Don de jours : Possible entre collègues dans certaines entreprises

Contrôle médical

L’employeur peut demander une contre-visite médicale mais :

• Par un médecin agréé
• Aux frais de l’employeur
• Dans le respect de votre vie privée

FAQ : 8 questions fréquentes

Puis-je prévenir par SMS uniquement ?

Pour une urgence matinale : OUI, mais complétez par un email dans les 2h. Pour une absence planifiée : NON, l’email reste obligatoire.

Dois-je justifier ma maladie ?

NON. « Indisposition » ou « problème de santé » suffisent légalement. Ne détaillez jamais vos symptômes.

Que faire si mon patron ne répond pas ?

Envoyez une copie aux RH et gardez une preuve d’envoi (accusé de réception). Le silence ne vaut pas refus.

Comment gérer une absence de plusieurs jours ?

Jour 1 : Message général avec durée estimée Si prolongation : Nouveau message avec nouvelle date Certificat médical : Obligatoire au-delà de 3 jours

Puis-je partir sans prévenir si c’est urgent ?

Urgence vitale : OUI, faites prévenir par un proche Sinon : Minimum 1 SMS/appel, même à 6h du matin

Dois-je consulter mes emails en congé ?

Légalement : NON, vous avez le droit à la déconnexion En pratique : Selon votre poste et les accords d’entreprise

Comment annoncer une absence récurrente ?

Traitement médical régulier : Informez votre manager et RH en amont pour organiser le planning

Que faire si j’oublie d’activer ma réponse automatique ?

Activez immédiatement et envoyez un message d’excuse aux contacts importants qui vous ont écrit.

Conclusion

Un message d’absence professionnel est bien plus qu’une simple formalité. C’est un outil de communication stratégique qui :

✅ Maintient votre image professionnelle ✅ Respecte vos interlocuteurs ✅ Assure la continuité de votre travail ✅ Réduit votre stress au retour

Les 3 règles d’or :

1. Anticipez : Configurez avant de partir
2. Personnalisez : Adaptez le ton à votre secteur
3. Testez : Vérifiez que ça fonctionne

Avec ces 25+ modèles, vous avez toutes les clés pour gérer professionnellement toutes vos absences. Bookmarquez cette page et utilisez-la à chaque occasion !